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【ウィズコロナ時代は自治体・DMOもリモート業務必須!】必見!WEB会議ツールご紹介・メリット





こんにちは!

チーム・エムツー 自治体地域振興・広報PR総合支援チームです!

本記事では、コロナショック以降、全国で活用されるようになったWEB会議のツールを、自治体様・DMO様や観光事業者様向けにご紹介してまいります。

オンライン会議・リモート会議などいろいろな言われ方しますが、以下WEB会議と呼称します。

コロナショック以降の自治体・DMO等への当社支援事業について

まず、新型コロナウイルス感染症によって、自治体・DMO・観光関連の事業者様だけでなく、あらゆる業種の方々に多くの心理的・経済的損害があったことを心苦しく感じるとともに、罹患された皆様、そのご家族・関係者皆様に心よりお見舞い申し上げます。


当社では、これまで継続して日本各地の自治体様やDMO様との観光振興やプロモーション・集客等の連携事業を実施させていただ、観光地の盛り上げや地方の活性化に微力ながら尽力してまいりました。

しかし、コロナショック以降、当社事業におきましてもリアルでの地域の皆様とのお打ち合わせ・面会ができなくなり、SNS活用PRセミナーの実施等、複数のプロジェクトの開催見直しや、スケジュールの延期等が発生いたしました。



全国的にWEB会議が増加

政府から緊急事態宣言が発せられた以降、都道府県を越境する移動や東京都内での直接の訪問等も自粛という状況となりました。

その前後の時期からオンライン会議・WEB会議・リモート会議というワードがよく聞かれるようになりましたね。

検索数をGoogleトレンドで調べると2020年4月頃を頂点に検索が増えて、利用数も増えてきたのではと考えられます。



MM総研(東京都港区、所長・関口 和一)様のプレスリリースを拝見すると、SaaS・コラボレーションツール利用動向調査の結果において、WEB会議ツールに関して以下のようなまとめが5月22日に発表されていました。

  1. ■ テレワークの普及で「Web会議システム」を利用する企業が急増し6割を超えた

  2. ■「Web会議システム」の利用シェアは「Zoom」35%「Skype」18%「Microsoft Teams」18%

※出所参照URL:https://www.m2ri.jp/release/detail.html?id=420


実際にWEB会議の検索ワードが4月上旬からピークに向かっていったと同時期に、

上記のワードも検索数が増加していました。



当社がお手伝いできるオンライン研修・SNSプロモーションセミナー

当社でもこのような事態のなか、各地域・自治体担当者様とのお打ち合わせをオンラインにてコミュニケーションをとらせていただくことが多くなりました。

すでに使いこなしていらっしゃる自治体のご担当者様もいらっしゃると思いますが、当社ではこれまで自治体様の庁舎等で行っていたSNS等を活用した観光地域のプロモーションセミナー等もオンラインで行うご相談が増え、セミナーや研修の実施が決まってきております。

具体的には以下のような状況・課題を抱える自治体・DMOのご職員皆様に対して、関連した情報提供や実際の業務お手伝いができればと考えております。


「これからコロナ感染対策を考えながら、自治体・DMO職員向けの研修を企画しなければならない方」

「お客様向けの会場を借りた集合研修だと、ウイルス感染対策が大変・不安なのでオンラインでいい方法はないかと考えておられる方」

「ウィズコロナで、既存の集合研修ではなく新しいセミナーや職員研修の形を模索しなければならない方」



無料で活用できるWEB会議ツールは複数あり、正直どれを使ったらいいのかという方もおられるでしょうし、取引先や協業されている組織のご担当者様からWEB会議の打診をうけて参加したことがあるという方もいらっしゃるでしょう。

今後当社ブログでもオンラインでのセミナー事例や研修をご紹介していく予定でおります。ご存知の方もたくさんいらっしゃると思いますが、WEB会議のメリット・デメリット(課題)を前提としておさらいしつつ、本記事では官公庁や自治体様、またはビジネスシーンでよく使われているWEB会議のツールをご紹介します。


WEB会議数の増加背景

4月のzoom社の発表では、20日間で利用者数が1億人増加したという発表もありました。


WEB会議が導入増加している背景には、

もちろんコロナショックで直接対面や往訪来訪ができなくなったけれど出来るだけ顔を見ながら話をしたいというニーズがあるからでしょう。

つまりこれは、従来も今後も「対面」でのお打ち合わせが重要であると考えられていることの証左でもありますが、スマホやWi-Fiなどネット環境等が整ってきていた現代で、オンラインだけでも顔が見られれば事足りる場面が増えてきたということでもあると考えられます。

WEB会議メリット・デメリット

PCやスマホのカメラ+インターネット環境が整ってさえいれば、多くの人が手軽に参加・利用できるということが一番大きなメリットかと考えられます。


もう少し具体的にメリット上げるとすれば


・地域に関係なく気軽、手軽に開催できるため、遠方でも対面に近いコミュニケーション、意思決定がしやすい


・会議参加者の移動時間の削減、交通費の削減ができる


・会議中の資料共有、同時に参加者閲覧しながらの会議が簡易的に行える(プロジェクターなど機器が不要)


などでしょうか。

いままで移動コスト的に参加しにくかった別地域の方々も一斉にお打ち合わせができるというのは魅力的ですよね。

一昔前までは、WEB会議というよりテレビ会議という言い方が一般的でしたが、専用のテレビ電話端末など専用機器が必要でしたし、お打ち合わせをするために「対面」でないとなんだか失礼かも。。。といった感覚もあったかもしれません。

他方、デメリットを上げるとすれば

・通信状況が悪いと議事進行が滞ることがある


・対面よりは、雰囲気や表情から読み取れる温度感や情報が減る

(それでも、メールやチャット、電話よりは対面に近い打ち合わせが可能)

そして、当社としてもコロナウイルスがおさまって以前の日常が戻ることを祈っておりますが、ウィズコロナであろうとアフターコロナになろうとも並行してこういったWEB会議が一般的なビジネスシーンに限らず、自治体・官公庁の仕事の進め方においてこれからも使われ続けることは間違いないでしょう。

実際に、当社でも観光庁様が主催の自治体観光関連担当者向けウェビナー運営のお仕事を担当させていただきました。zoomを活用しましたが、旧来のセミナーと変わらない同等の情報量、登壇者の魅力的なプレゼン、質疑応答まで同じ空間にいなくても十分にセミナー・イベントとして成立していました。 観光庁様主催のイベント詳細については後日追加記事を検討しております。



代表的なWEB会議ツール

一般的に使われる傾向が強まったWEB会議ツールは以下の3点のようです。


(1)zoom


(2)skype

※官公庁・自治体様の場合はビジネス用のskype for business 利用を多く見かける


(3)Microsoft Teams

このほかにも複数のWEB会議のツールがありますが、民間企業とのやり取りがしやすいのはzoomが主流となっており、官公庁同士・自治体同士だとskype for business の利用が多く見られます。 ※ただし、2021年にはskype for businessが廃止となり、MicrosoftTeamsに移行するようです。

https://www.microsoft.com/ja-jp/fasttrack/skype-for-business-transition-to-teams


上記3点を抑えておけば大半のWEB会議やオンラインウェブセミナー(略称ウェビナー) には参加・閲覧などが可能でしょう。



上記の各ツールは、利用可能人数が無料でも50名ほど参加できる場合が多く、

画面共有機能、チャット機能、録画機能、ブラウザ起動で利用可能(ネットとPC・スマホがあり、URLを知ってさえいれば参加可能)など、

WEB会議に参加するにあたりハードルがそれほど高くないという理由があるでしょう。

また、上記ツールよりは検索トレンドに入る時期が遅かったようですが、最近民間企業・一般ビジネスシーンではGoogle Meet(旧Hangouts Meet)の利用も増えてきているように思います。






各ツール基本的な利用は無料ですが、それぞれ登録・契約している利用プランによっては利用時間や参加人数が制限されることもあるので、各機能や詳細は別記事にてまとめていきたいと思います。



今後のWEB会議ツール活用シーン

今後のWEB会議ツールの活用シーンですが、

・対面でのお打ち合わせをオンライン会議で代用

・会場を借りて行っていたリアルセミナーを、オンラインセミナーで代用

など、すでに多くの業界で活用されているようです。


WEB会議ツールを活用した打ち合わせ、セミナー開催はスタンダードな形式の一つとなっていくのだと感じています。


またWEB会議ツールを使ったオンライン飲み会・観光地の動画紹介、現地視察をオンラインで動画配信といったケースも実際に聞かれますし、どんどん一般的になっていくでしょう。

つまりは自治体のご担当者(とくに観光や広報PR、外部の一般企業とも業務連携する場合)にとっては、WEB会議ツールや動画配信といったツールを使いこなすことが前提となってくるケースが増えるということです。

不動産業界ではオンライン物件内覧や、観光地の受け入れ側におけるちょっと変わった事例だとオンライン宿泊という取り組みも話題になっていました。WEB会議ツールにて、宿泊地側の現地人と、旅行好きがオンラインで食事やお酒を酌み交わし、オンラインで観光地のファン増加を意図したものでした。こちらも今後の記事でご紹介する機会を作れればと思いますが、まだまだ気づいていない面白いWEB会議ツールの活用方法もあるのかもしれませんね。


それぞれのツールの詳細や使い勝手などについては、別記事にてご紹介していきますので、また当ブログをご覧いただければと思います。

今後の記事で、ご紹介した「zoom」「Skype for business」「Microsoft Teams」等もご説明いたします。

それぞれのツールを活用して、WEB会議が増えてきた背景と同様、これまでリアルで実施してきた集合研修等が、オンラインセミナー・研修(別名:ウェビナー)などの開催も可能になってまいりますし、当社でセミナー開催・研修運営お手伝いもさせていただけます。

ま各WEB会議の活用方法、機能の詳細についてもっと詳しくが知りたい方、

ご自身が所属する組織・法人、またはお客様においてオンラインセミナーを開催されたい方がいらっしゃればご相談に乗らせていただきます。

具体的には、

・自治体におけるウェブセミナー、オンライン人材研修の実施支援、企画運営実施

・web会議オンラインツール導入の支援

・当社の自治体様向けSNS観光広報プロモーション研修、観光マネジメント人材内製化支援等

関連したこともお役立ちできるかと思いますので、お気軽にお問い合わせください。

https://www.teamm2.co.jp/lgpr-kanminrenkei

※ページ下部に問い合わせフォームがございます。

自治体観光振興・広報PR・SNSによる情報発信等にノウハウを持つ担当者がご相談をお受けしております。

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