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カンタン解説!Zoomセミナー事例と基本的な使い方紹介・自治体DMO等での必要性について



こんにちは!

チーム・エムツー 自治体地域振興・広報PR総合支援チームです!

前回記事「【ウィズコロナ時代は自治体・DMOもリモート業務必須!】必見!WEB会議ツールご紹介・メリット」では、オンライン会議・WEB会議のツールについておおまかにご紹介させていただきました。

◇主なWEB会議セミナーツールとWEBセミナー事例紹介

その中で、以下のように主に自治体・DMO様や各種の官公庁、

一般的なビジネスシーンで使われるツールをいくつか取り上げました。

■Zoom

■Skype for Business

■Microsoft Teams

■GoogleMeet

本記事では、Zoomの使い方および、Zoomでできること、機能の概要等についてお伝えしたいと思います。


まず最初に、「Zoom」がWEB会議やWEBセミナーの主要なツールとなっていることは、以前の記事でお伝えしている通りです。


とはいえ、民間企業が積極的に使っているイメージはあるけど、自治体・DMOに関連あるの??と思われる方もいらっしゃるかもしれません。


結論、答えは自治体・DMOのお仕事にも大きく関係してきます。


いくつか事例をご紹介しますが、観光業界に携わる企業や自治体の観光関連部署・DMOの皆様に非常に関わりが大きい観光庁様でも、Zoom等を活用したオンライン形式での説明会やセミナーを開催されていらっしゃる例がございます。

▼【事例1】観光庁主催 DMO登録ガイドライン説明会(オンライン)について

https://www.mlit.go.jp/kankocho/topics04_000139.html

▼【事例2】観光庁後援【第2回】DMOオンラインセミナー・チャット情報交換会

https://dmo-online-seminar2.peatix.com/?lang=ja


※事例2のイベントページ画像※

こちらは、当社チーム・エムツー代表の森嶌が副代表理事を務めている組織、

一般社団法人地方創生パートナーズネットワークで、

観光庁様のオンラインセミナーの事務局支援、後援をいただき実施している事例でした。


事例1については、2020年5月末から数日にわたって開催されていましたが、毎回50名程度の自治体・DMOのご担当者様等が参加され、観光庁様の支援事業の説明やDMO推進機構 代表理事/京都大学経営管理大学院「デスティネーションマネジメント論」講師 を務めていらっしゃる大社充氏のお話等を聴講、質疑応答も多く従来の会場セミナーと変わらない意見交換がなされていました。



※補足:当社チーム・エムツー代表の森嶌が副代表理事を務める一般社団法人 地方創生パートナーズネットワーク(略称:R-NET)

・団体公式HPトップ:https://sites.google.com/regional-net.org/top

・代表理事、副代表理事等 団体詳細ご紹介:https://sites.google.com/regional-net.org/top/団体詳細/事務局コンサルタント

・団体2019年度実績:https://sites.google.com/regional-net.org/top/2018-2019実績


▼【事例3】城泊・寺泊による歴史的資源の活用オンラインセミナーを開催

https://www.mlit.go.jp/kankocho/topics05_000304.html

上記いくつか事例をあげさせていただいたように、観光庁などの中央省庁においてもオンラインでの会議やセミナーが開催されていることが珍しくない状況です。

実は全国のすべての自治体が中央省庁と対面でコミュニケーションをとることは、従来も不可能でしたし、これからも現実的にそうなると思います。



しかし、このようにオンラインで対面に近いやりとりができることにより、中央省庁と全国自治体において連携が必要となる仕事が、情報の伝達と収集においては特に効率的になされていくのではないでしょうか。

繰り返しになりますが、コロナショックの発生により、加速度的にオンラインでの様々な試みが日本全国・あらゆる業種において行われております。


今後の日本を含む世界の感染状況次第ではありますが、私たちを取り巻く環境がウィズコロナ・アフターコロナのいずれとなろうとも、自治体・DMOご担当者様におかれましてもオンラインでの会議・セミナー等での情報収集が、従来の会場セミナー・会議・研修と並行して当たり前のものとなっていくでしょう。

◇「Zoom」使い方について

前回の記事でもご紹介した通り、全世界で3億人以上、日本のWEB会議ツールとしても使用率が35%と一位(2020年5月時点)のツールです。



無料でも使える機能が豊富で、「Zoom飲み」という言葉が聞かれるくらいオンライン交流のツールとしても、市民権が得られているのではないでしょうか。

さて使い方とひと口に言いましても、ミーティングやセミナーの「聴講者・参加者・被招待者側」なのか、「主催者・運営者側」なのかによって、主に使用する機能に多少差分がでてきます。


まずは普及の背景と、ミーティングに招待された側の「参加者・聴講者」としての使い方から順を追ってご紹介していきますね。

▼Zoom使い方ポイント

(1)Zoom普及の背景について

(2)Zoomを活用したWEB会議の参加方法【参加者・聴講者フロー】

(3)Zoomの画面と基本機能について

  ※【チーム・エムツー Zoomトライアルオンラインイベントについてご案内】

(4)Zoomの無料・有料プラン、セキュリティについて

(1)Zoom普及の背景について

現時点で使用率が1位の背景としては、利便性・簡便性+無料でできる範囲が広いという理由があげられます。


WEB会議のメリットはPCやスマホのカメラ+インターネット環境が整ってさえいれば、

地域性・空間・距離の隔たりが、会議するうえでの障害ではなくなるため、多くの人が手軽に参加・利用できるということが大きなメリットとなることは前回記事でお伝えしている通りです。

下記にて、特にZoomの利便性、簡便性、つまり使いやすさやカンタンさについて、利用中の画面サンプルイメージを用いてカンタンにご説明いたします。

使いやすさ、手軽さについてですが、参加者・聴講者・被招待者側は、送られてきた・共有されたURLをクリックして参加するだけという手間の少なさがあげられます。


招待された側がアカウントを作成したり、登録手続きという手間がほぼ必要ないのです。

事前準備としては、PCやスマホにアプリケーションをインストールしておく程度でしょうが、ワンステップでWEB会議に参加できてしまいます。非常に簡単ですね。

(2)Zoomを活用したWEB会議の参加方法【参加者・聴講者フロー】

①WEB会議の招待URLを受け取る

※注:表示される画面はPCによって異なる場合がございますのでご自身のPCに表示される画面に従って確認ください。


会議の主催者からメールやチャットなどで下記のような文面が送られてきたり、URLのみが共有されたり、なんらかの形でWEB会議の招待を受け取ります。


左記のように「Zoomミーティング参加する」直下のURLをクリックすると、Zoomアプリが開きます


会議には当然、開始の予定日時もありますので、開催日時を確認のうえ、予定時刻の5分前にはリンクをクリックして、Zoomアプリを開いておくとよいでしょう。


アプリを開いた後は、案内に沿って進めると、ミーティングが開始されます。


もし、Zoomアプリをインストールしていない場合は、案内に沿ってPCやスマホにZoomアプリをインストールする操作が発生しますが、難しいものではありません。

②招待URLのリンクをクリック

会議のURLをクリック・タップすることで画面が遷移するので、案内表示に沿って操作を進めます。

WEB会議のURLをクリックすることでWEBブラウザが立ち上がり、上記サンプル画像の右中盤にあるようなZoomアプリの小さめのウィンドウも連続して自動で立ち上がります。


小さめのウィンドウはミーティングの開始時間前であれば、基本的には「ホストがミーティングを開始するまでお待ちください」などが表示され、ホスト(主催者・運営者側)がミーティングを開始したり・参加者が入室をホストに承認されるまで待機することになります。


※いつまでたっても開始されない、入室できない場合は個別に主催側に電話かメッセージ

を送り確認する必要があるケースもあります。


③WEB会議がスタート

入ったら音声ミュート、ビデオミュートを確認し、ミュート解除してよい状況であれば会議の他参加者との挨拶などを行い、そのままリアルでの会議さながらで打ち合わせ・議論を進めることができます。


※サンプルイメージは、ギャラリービュー表示で4ユーザー表示されている状態です。

(3)Zoomの画面と基本機能について

①スピーカービュー、ギャラリービュー

②音声ミュート、ビデオミュート

③チャット

④画面共有

⑤その他(参加者リスト、録画レコーディング、反応)

⑥退出



①スピーカービュー、ギャラリービュー:参加者の映像表示のコマ割りをワンクリックで切り替えできる機能。

画面に表示されるコマ割りが、「発言者のみ大きく表示+他参加者は最小表示」か、「参加者全員が均等な大きさで表示」されるかの違い。


●ギャラリービュー:参加者全員の映像が均等で同じ大きさに表示されるモード設定。

         発言中の方がわかるように、映像の枠に色の変化がある。

※①部分の「スピーカービュー」をクリックすると、スピーカービューに切り替わる。


●スピーカービュー:発言中の方の映像が一番大きく表示され、発言者が変わるたびに音声に反応して自動的に切り替わるモード設定。


②音声ミュート、ビデオミュート:自分の音声や映像を会議参加者に対して止める機能


●音声(マイク)ミュート:マイクのアイコンをクリックし、音声ミュートにした場合、参加者本人の音声がほかの参加者に聞こえないようになる。

発言する場合は、ミュートを解除にする。

●映像(ビデオ)ミュート:同じく、ビデオミュートについては、ミュートした場合に参加者本人の映像は他参加者に見えない表示になり、ユーザー名のみの表示や、任意の静止画像(事前に設定してあれば自分の顔写真や風景写真等、設定は自由)を表示することもできる。


会議の場合は、基本的にビデオはONにして見えるようにするケースが多いが、話を聞くだけのオブザーバー的な立ち位置で参加の場合、ビデオをミュートしたまま参加する場合もある。




画像は自分の音声・ビデオをミュートした状態。左下のマイク・ビデオアイコンに赤の斜線が入る(赤枠)。マイクミュートで、自分側の音声は他参加者に伝わらない。ビデオミュートにより、自分の映像が静止画像に切り替わる。

※右上の黄色枠がついている状態の画像が自分のユーザー画像。小さなマイクミュートアイコンも自分の画像の左下に表示される(中央右寄りの赤枠)。



発言者が限定的で、多くの参加者が「聞く」だけの会議やセミナー・研修の場合は、参加者側が全員音声ミュートにしているケースはよくある。

※発言者以外が、音声ミュートにしていないと、発言者の発表の際に、会議とは関係ない不要な雑音が入ってしまうことがあるため。

③チャット:会議中にリアルタイムでテキストメッセージやリンク、ファイル等が共有できる機能。

テキストメッセージで挨拶したり、参加者の意見を全員に共有したり、会議中の議事録・決定事項をメモしたり、必要な資料ファイルデータ・サイトのURLなどを共有するために使う。




※新規未読メッセージがあると、チャットアイコンが切り替わり通知がある(赤枠)。開けばチャットを一覧表示することができ、自らもテキストメッセージ投稿することが可能。 ※ちなみに上記画像は、先ほどのビュー切り替えにてスピーカービューが表示状態。上部にその他の参加者が表示される(青枠)。右上のギャラリービューを押すと表示がまた戻る。

④画面共有:資料などをほかの参加者に見られるようにできる機能。

会議に参加している全員に、発表者の共有したい資料(パワーポイントやPDF、ワードなど)がある場合に、オンラインで画面を見せ合うことできる。

(上)共有画面の選択をする画面。PowerPointやWEBページも選択できる。


いわゆる会議室で、プロジェクターを使って資料画面を投影するような目的の機能である。

また、資料だけでなく、共有したいサイトの特定のページ、発表者のPC本体の画面なども必要に応じて共有する側が選択して表示できるが、会議の主催者(会議URLを発行して招待する側)が、画面共有の権限を参加者に対して承諾する必要がある。


⑤その他(参加者リスト、録画レコーディング、反応):参加者の人数・ユーザー等をリスト表示。会議の映像を録画してデータ保存。簡易的なリアクションする機能などその他機能も充実。


会議の映像や音声を録画して、パソコン等のハードディスクに動画ファイルとして保存することもできたり、反応の機能では拍手のアイコンや、サムズアップのアイコンで

「いいね!GOOD!」を伝えることもできる。


⑥退出:ミーティングから抜けて通信を切る。

会議やセミナーが終了すれば、退出のボタンを押すだけで、会議との通信が切れますので参加者の出入りは簡単。

退出を押さなくても、ホスト(主催側)がミーティング全体を終了させることにより、強制的に退出扱いとなることもあるので、どちらかになれば会議は終了と考えて大丈夫。

上記の機能を一通り把握しておけば、WEB会議に参加してもほとんど困ることはありません。

主催・運営側も操作は非常に簡単で、上記機能に加え、事前に「ミーティングURLの発行」と「URLの共有・招待連絡」、会議当日に「参加者の会議への参加承認操作」程度ができればほぼほぼ十分です。

無料で自分だけの会議もお試しで作成ということもできますので、操作に不安がある方はご自分のPCやスマホにZoomアプリをインストールして、いろいろな機能をご家族や友人・同僚などと遊び感覚で使われるのもいいかもしれません。


何度も使っているうちに機能の活用方法もわかりますし、違和感なく使えるようになりますので、ここでも習うより慣れろですね。

【チーム・エムツー トライアルオンラインイベントについてご案内】

当社チーム・エムツーでは、オンライン会議・セミナー運営の支援や、

WEB会議等 リモートワークに関連する支援も行っております。

2020年8月以降で自治体やDMOのご担当者様にご参加いただく

情報交換会・オンラインセミナーといったイベントを開催を検討しております

オンラインイベント内のプログラム・コンテンツとしましては、

 ★SNS等を活用したプロモーション方法(情報発信・素材加工ノウハウ)

 ★オンライン研修の企画実施(運営方法ノウハウ)

 ★オンラインツールに明るい人材を育成するための研修実施ノウハウ

等、ご要望に合わせてお役立ちできる情報をお伝えできます。

Zoom等の使い方を含めて、お試しになりたいという方、もう少し詳しく活用方法や実務レベルのお話を聞いてみたいという方については以下の当社ホームページ問い合わせフォームより、ご連絡くださればセミナー開催に関する情報など、当社よりご案内差し上げますので、少しでもご興味ございましたらお気軽にどうぞ!!


お問い合わせをいただけた場合、担当者からご案内申し上げます。

https://www.teamm2.co.jp/lgpr-kanminrenkei

※ページ下部に問い合わせフォームがございます。


(4)Zoomの無料・有料プラン、セキュリティについて

●無料版でできること

・上記機能は一通り利用可能

・参加人数100人までの会議設定が可能(ただし、40分の時間制限あり)

●有料版での機能アップ

・無料版でできることはすべて可能

・月額2000円~だが、会議参加可能人数をプランによって300人・500人に増やせたり、

会議時間が最大継続24時間に設定できるなどのメリットがあります。


●セキュリティ

2020年春ごろ、Zoomの利用が急増した時期に、Zoom会議に突然部外者が乱入してくるなどセキュリティについての脆弱性がニュースになったことがありました。


そこから運営会社は、新機能追加をひかえ、3か月間のセキュリティ強化に努めたようで、

暗号化方式についても新しいバージョンをリリースして、安全性が高くなったと考えられます。

また、利用者側でも、会議にパスワードを設定するなどしてセキュリティ面を向上させることはできますね。

◇TM2の取り組み・できること、自治体DMOでのWEB会議導入の必要性について

今後の記事では、skype 、Microsoft TeamsなどWEB会議利用率が高いツールもご紹介していきます。

(官公庁・自治体様の場合はビジネス用のskype for business 利用を多く見かけます)

当社ではこれまでリアルで開催していたSNS等を活用した観光地域のプロモーションセミナー等も、複数の自治体様からご要望いただき2020年内にオンラインで開催することが複数予定されています。

「対面でのお打ち合わせを、今後オンライン会議で代用したい方」

「これから自治体・DMO職員向けの研修を企画しなければならない方」

「リアルな集合研修だと、ウイルス感染対策が大変・不安なのでオンラインでいい方法はないかと考えておられる方」

「ウィズコロナで、新しいセミナーや職員研修の形を模索しなければならない方」

こういった方々に対して、関連した情報提供や実際の業務お手伝いができればと考えております。

余談ですが、ベンチャー企業等への、投資家の方のお話で投資するための判断をする打ち合わせをオンライン化(初回の対面をWEB会議で設定)することにより、より効率的に起業家に会え、投資判断をすることができるようになったという記事を見かけました。

それは、民間からもさまざまな提案・ソリューションがあるなかで、よりよい企画や施策を時間が限られた中で判断しなければならない自治体・DMOのご担当者様におかれましても、応用できる考えなのではないかと感じています。

これまでリアルで実施してきた集合研修等が、各種ツールを活用して、

オンラインセミナー・研修(別名:ウェビナー)などの開催する必要性が出てくる時代です。

◇TM2へのお問い合わせについて

各WEB会議の活用方法、機能の詳細についてもっと詳しくが知りたい方、

ご自身が所属する組織・法人、またはお客様においてオンラインセミナーを

開催されたい方がいらっしゃればご相談に乗らせていただきます。

具体的には、

・自治体におけるウェブセミナー、オンライン人材研修の実施支援、企画運営実施

・web会議オンラインツール導入の支援

・当社の自治体様向けSNS観光広報プロモーション研修、観光マネジメント人材内製化支援等

関連したこともお役立ちできるかと思いますので、お気軽にお問い合わせください。

https://www.teamm2.co.jp/lgpr-kanminrenkei

※ページ下部に問い合わせフォームがございます。

※チーム・エムツーが主催する自治体情報交換会・オンラインセミナーへのご参加にご興味あられる場合も

お気軽にお問い合わせください。担当者より個別に詳細なご案内を申し上げます。

その他、自治体観光振興・広報PR・SNSによる情報発信等についてノウハウを持つ担当者がご相談をお受けしております。

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